Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Velsen
Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden en semioverheden meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden en semioverheden geregeld in de Wet open overheid (Woo).
Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Velsen normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Woo.
De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken.
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente Velsen. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet over de publicatie op een eventueel gesloten deel dat alleen toegankelijk is voor raadsleden, steunfractieleden het college van burgemeester en wethouders. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.
Artikel 2 Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.
Artikel 3 Gedragscode
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de gemeente Velsen gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.
a. Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers; raadsleden, commissieleden en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur.
Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Gehighlighte tekst: Gedragslijn persoonsgegevens publieke ambtsdrager e.a.:
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat (zakelijke) emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en dus met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn. Het vermelden van de namen van ambtenaren en het weglaten van emailadressen en doorkiesnummer is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gehighlighte tekst: Gedragslijn persoonsgegevens ambtenaren:
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Velsen of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waarvoor zij werkzaam zijn.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaar gemaakt.
Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven wordt niet als bovenmatig beschouwd.
Gehighlighte tekst: Gedragslijn persoonsgegevens brieven/geschriften gericht aan de raad:
Ingekomen brieven van burgers die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig in beginsel niet op de website van de raad openbaar gemaakt.
In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van burgers door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Het ingekomen stuk is wel beschikbaar voor raadsleden en steunfractieleden. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk wel dient te worden gepubliceerd, dan zal er wel publicatie plaatsvinden, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt.
Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken wel in zijn geheel gepubliceerd en zijn op de gemeentelijke website voor een ieder te raadplegen.
Gehighlighte tekst: Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raadsleden en steunfractieleden.
d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).
Gehighlighte tekst: Gedragslijn personen bij spreekrecht:
De bijdrage van de inspreker wordt te allen tijde op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij een omgevingsplan en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de naam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend. Andere persoonsgegevens dan de naam worden niet gepubliceerd.
Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt.
Gehighlighte tekst: Gedragslijn persoonsgegevens besluitvorming:
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.
Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat gemeenteraadsleden alle stukken wel inclusief de persoonsgegevens kunnen raadplegen.
f. Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
Gehighlighte tekst: Gedragslijn in beantwoording door college:
De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad worden als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van geadresseerde, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd. Raadsleden en steunfractieleden kunnen wel kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.
Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.
Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.
Artikel 6 Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden
Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Brieven of stukken van afzenders die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat hun brief of ander stuk wel gepubliceerd dient te worden (inclusief persoonsgegevens) worden wel volledig gepubliceerd op de website.
Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan kunnen die brieven en stukken door derden dus niet worden ingezien. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van Bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij. Met de personen in kwestie wordt, zo nodig, contact opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan op verzoek geschieden. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.
Artikel 7 Ingangsdatum
Deze gedragscode treedt in werking met ingang van 31 mei 2018.
Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 31 mei 2018.